Transuniverse Ro S. R. L., la filiale roumaine de Transuniverse Forwarding à Wondelgem, a déménagé vers de nouveaux bureaux à Constanta. En raison de la forte croissance des activités en tant que ‘tour de contrôle’, l’ancien site était devenu trop petit. Le bureau roumain supervise toute la supply chain pour certains clients importants. Il assure également le suivi administratif de tous les envois du groupe.

 Transuniverse Forwarding est présent à Constanta avec son propre bureau depuis 2010. La filiale, dirigée par Lavinia Racovita, compte aujourd’hui une vingtaine d’employés.  A l’origine, elle a été créée pour fournir un soutien administratif au siège social en Belgique, comme le suivi et le traitement des factures entrantes et sortantes. Après quelques années, elle s’est également vue confier une fonction de tour de contrôle.

Tour de contrôle

« Entre-temps, cette fonction est devenue la tâche principale de Transuniverse Ro », explique Frank Adins, président de Transuniverse Forwarding Group.  Cette tour de contrôle surveille toute la chaîne d’approvisionnement pour un certain nombre de clients importants ayant des flux de marchandises complexes. « Le suivi des marchandises est largement automatisé, mais dans certains cas, il faut que des personnes interviennent de manière proactive. Les opérateurs roumains sont chargés de détecter, contrôler et compléter les données manquantes, incomplètes ou contradictoires», précise Kevin Demeyer, responsable informatique de Transuniverse.

Suivi administratif

Le bureau de Constanta s’occupe également du suivi administratif de tous les envois de Transuniverse Forwarding. Cette fonction de support va de la saisie des commandes à la facturation, en passant par la préparation de la documentation douanière, le contrôle des factures entrantes, etc. Il assure également le suivi du statut des marchandises, via le « e-tracker ». A chaque nouvelle étape, les employés ajustent le statut de l’envoi et partagent cette information avec l’expéditeur et le destinataire des marchandises. Ils facilitent donc également la communication avec les clients. « Tout cela réduit considérablement la charge de travail de nos collaborateurs en Belgique. Cela leur permet de se concentrer davantage sur l’aspect opérationnel de nos activités et sur la planification de tous les transports », explique Kevin Demeyer.

Six départs par semaine

« Le bureau en Roumanie a également une activité opérationnelle, mais elle est plutôt limitée », ajoute Frank Adins. Les camions de Transuniverse partent six fois par semaine vers la Roumanie avec des envois de groupage, des lots partiels et des charges complètes. Le temps de transit est de cinq à six jours.  La distribution domestique en Roumanie est assurée par un agent local à Timisoara.